Pour contacter le responsable de la protection des renseignements personnels :
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418-650-2266
Politique de protection des renseignements personnels de DFK
Dallaire Forest Kirouac, comptables professionnels agréés S.E.N.C.R.L. et ses sociétés affiliées, incluant, sans s’y limiter, DFK Stratégies Conseils inc. et Le Groupe Conseils DFM inc. (ci-après « DFK », « nous », « nos » ou « notre ») s’engagent à respecter le droit à la vie privée de ses clients et de son personnel. La confiance de nos clients et de nos collègues envers DFK est primordiale et cette politique reflète notre désir d’assurer la protection de tous les renseignements personnels en notre possession ou dont nous avons la gestion dans le cadre de nos activités courantes. Nous avons adopté cette politique de confidentialité afin d’indiquer comment nous recueillons, utilisons et communiquons les renseignements personnels dont nous avons besoin pour nous acquitter de nos responsabilités professionnelles.
DFK prend très au sérieux la protection des renseignements personnels et le droit à la vie privée. C’est pourquoi nous nous engageons à nous conformer avec diligence aux exigences des lois applicables, dont la loi 25, et aux exigences de notre ordre professionnel. Nous nous engageons également à nous conformer aux attentes de nos clients et de notre personnel.
Dans cette politique, le terme « incident de confidentialité » se définit comme tout accès, utilisation ou communication non autorisés d'un renseignement personnel, de même qu'à la perte d'un renseignement personnel ou à toute autre atteinte à sa protection.
De plus, le terme « renseignement personnel » se définit donc comme tout renseignement concernant un individu identifiable, tel que le définissent plus spécifiquement les lois applicables en matière de protection de la vie privée.
Les renseignements personnels doivent être protégés, peu importe la nature de leur support, quelle que soit leur forme : écrite, graphique, audio, visuelle, informatisée ou autre.
1. Notre responsabilité envers les renseignements personnels qui
sont en notre possession ou dont nous avons la gestion
DFK est responsable de tous les renseignements personnels en sa possession ou dont il a la gestion, notamment les renseignements personnels que nous recevons directement – par exemple, de nos clients et de notre personnel – ainsi que des renseignements personnels reçus indirectement, peu importe la provenance.
Pour cette raison, nous avons développé des politiques et procédures visant à assurer la protection des renseignements personnels. DFK adhère également aux bonnes pratiques en matière de cybersécurité, notamment par un programme rigoureux de cybersécurité basé sur le cadre référentiel NIST (National Institute of Standards and Technology).
Nous avons également publié sur notre site internet et informé notre personnel de l’existence de notre Politique de confidentialité et de nos Politiques et pratiques de gouvernance à l’égard des renseignements personnels, ainsi que du rôle que chacun doit jouer pour assurer la protection des renseignements personnels de nos clients et des membres de notre équipe.
De plus, un responsable de la protection des renseignements personnels s’assure que les politiques et procédures mises en place soient respectées. Le responsable de la protection des renseignements personnels supervise également les formations à notre personnel et la diffusion de nos politiques de protection des renseignements personnels à l’interne.
Si vous avez des questions concernant nos pratiques en cette matière, n’hésitez pas à communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels, à l’adresse
2. Les motifs derrière la collecte des renseignements personnels
Renseignements personnels concernant les clients de DFK
DFK recueille, utilise et communique majoritairement les renseignements personnels de sa clientèle dans le cadre de sa prestation de services envers ceux-ci. Ces renseignements sont recueillis, utilisés et communiqués en conformité avec les lois et règlements en vigueur au Québec, dont la loi 25, ainsi que les normes et obligations de l’Ordre des Comptables Professionnels Agréés du Québec.
En conformité avec les normes professionnelles, il est possible que des renseignements personnels soient communiqués aux membres de différentes équipes pertinentes pour l’exécution des services pour lesquels un client a mandaté DFK.
DFK est également susceptible de recueillir, d’utiliser et de communiquer des renseignements personnels concernant des clients actuels ou éventuels à des fins de développement commercial ou d’amélioration de nos services et procédures.
Renseignements personnels concernant les employés de DFK
DFK recueille, utilise et communique des renseignements personnels concernant les membres de son équipe afin de se conformer aux lois, aux règlements et aux normes professionnelles ; de leur procurer des avantages ; d’administrer des outils de gestion du rendement ; d’administrer, de gérer, de surveiller et de faire respecter les programmes et les politiques de DFK et, de façon générale, d’établir et de gérer les liens d’emploi ou d’association ou d’y mettre fin.
DFK est également susceptible de recueillir, d’utiliser et de communiquer des renseignements personnels concernant des personnes sollicitant un emploi, à des fins d’évaluation, de communication avec elles au sujet d’occasions d’emploi qui pourraient les intéresser, ainsi que de l’évaluation des politiques, programmes ou pratiques de DFK.
Bien qu’inhabituel, il se peut que des renseignements personnels soient recueillis sans que les personnes concernées en soient avisées, toujours dans la mesure permise par la loi.
3. Le Consentement
Renseignements personnels concernant les clients de DFK
Les conditions qui régissent chaque mission de DFK prévoyant la prestation de services professionnels sont énumérées dans une lettre de mission. Si un client nous fournit des renseignements personnels concernant un tiers, en signant la lettre de mission, ce client déclare et garantit qu’il a obtenu le consentement du tiers pour nous permettre de recueillir, d’utiliser et de communiquer ces renseignements personnels de la manière décrite dans la lettre de mission.
Renseignements personnels concernant les employés de DFK
Les formulaires utilisés afin d’offrir au personnel de DFK des services relevant des Ressources humaines indiquent les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis et les personnes auxquelles ils peuvent être communiqués.
Les candidats à des postes au cabinet sont également informés des fins auxquelles des renseignements personnels les concernant sont recueillis, utilisés et communiqués.
4. Limites de la collecte
DFK recueille, par des moyens légitimes et légaux, uniquement les renseignements personnels qu’il peut raisonnablement juger nécessaires pour rencontrer ses obligations légales, offrir ses services et pour exercer ses activités.
5. Limites de l’utilisation et la communication
DFK utilise et communique vos renseignements personnels aux seules fins pour lesquelles il a obtenu votre consentement, ou conformément à ce que permet ou exige la loi. Si DFK requiert le besoin d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels concernant une personne en vue d’une fin qui n’aurait pas été́ signalée précédemment, DFK demandera au préalable le consentement de celle-ci, à moins que la loi exige ou permette d’utiliser ou de communiquer les renseignements personnels sans obtenir son consentement.
Nous conservons les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées, sauf dans les cas autorisés ou requis par la loi et les normes professionnelles régissant nos services.
Tous les dossiers des ressources humaines et les autres dossiers qui contiennent des renseignements personnels concernant les employés de DFK sont détruits lorsque ceux-ci ne peuvent plus être raisonnablement considérés comme nécessaires à des fins légales, réglementaires ou administratives.
6. Conservation des renseignements personnels
En conformité avec les normes professionnelles, nous gardons des registres des travaux exécutés par le personnel de DFK. Ces registres ou « feuilles de travail » sont susceptibles de contenir des renseignements personnels. Les feuilles de travail sont conservées jusqu’à ce qu’elles ne puissent plus être raisonnablement considérées comme nécessaires à des fins légales, réglementaires, professionnelles ou administratives.
Pour la conservation des renseignements personnels concernant son personnel, DFK se conforme aux lois et aux normes en matière d’emploi. Tous les dossiers qui contiennent des renseignements personnels concernant les employés de DFK sont détruits lorsqu’ils ne peuvent plus être raisonnablement considérés comme nécessaires à des fins légales, réglementaires ou administratives.
DFK conserve les renseignements personnels recueillis auprès des candidats à un emploi aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins pour lesquelles vous avez donné votre consentement. Ces renseignements sont détruits lorsqu’ils ne peuvent plus être raisonnablement considérés comme nécessaires à des fins légales, administratives ou réglementaires.
7. Exactitude
Dans le but de s’assurer que les renseignements personnels recueillis soient pertinents aux fins auxquelles ceux-ci sont utilisés, DFK déploie des efforts raisonnables pour maintenir l’intégrité des renseignements personnels de particuliers et d’en faire une mise à jour régulière.
Les clients sont encouragés à communiquer avec l’associé responsable de leur mission pour mettre à jour leurs renseignements personnels.
Une demande de rectification de renseignements personnels peut également être adressée par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels.
8. Mesures de sécurité
DFK s’engage à protéger les renseignements personnels en se conformant à des pratiques internes clairement définies et par son programme de cybersécurité basé sur le cadre référentiel NIST. DFK adhère aux bonnes pratiques en matière de cybersécurité en conduisant un programme holistique et rigoureux basé sur le cadre référentiel NIST.
Les renseignements personnels sur support physique sont conservés dans des endroits sécurisés et non accessibles au public. Pour les renseignements sur support informatique, l’accès est limité aux employés œuvrant sur les dossiers du client et ce, seulement pour une période raisonnable d’utilisation et de référence.
Nous avons la responsabilité de tous les renseignements personnels que nous communiquons à des tiers fournisseurs de services. Nous exigeons que les tiers fournisseurs de services respectent la confidentialité des renseignements personnels ainsi que toutes les exigences des lois fédérales et provinciales canadiennes s’appliquant en matière de protection des renseignements personnels.
9. Transparence
DFK pourra mettre à la disposition des personnes intéressées sur demande de l’information sur sa Politique de confidentialité et sur ses Politiques et pratiques de gouvernance à l’égard des renseignements personnels. DFK s’engage également à répondre à toute demande d’information soumise par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels touchant les questions en lien avec ses politiques et pratiques de gestion des renseignements personnels.
10. Accès
Les personnes concernées ont le droit d’examiner les renseignements personnels à leur sujet qui sont en notre possession et d’en obtenir une copie. À cette fin, ils doivent communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels.
Le droit d’accéder aux renseignements personnels est assujetti à certaines restrictions légales, et nous prendrons les mesures raisonnables pour vérifier la pertinence de la demande et l’identité d’un individu avant de lui donner cet accès.
Dans la plupart des cas, les demandeurs recevront une réponse dans les 30 jours. Si une personne a quelque inquiétude en matière d’accès, nous l’encourageons à communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels, à l’adresse
11. Plaintes
Nous savons qu’il est important d’assurer la protection de la vie privée et des renseignements personnels des personnes concernées. Si vous avez des questions ou des préoccupations quant au respect de votre vie privée et de vos renseignements personnels, et quant au rôle que nous jouons à cette fin, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, à l’adresse
12. Mise à jour de la politique
La présente politique doit être revue tous les trois ans. Elle devra également être mise à jour lors de tout changement substantiel apporté à la législation ou aux exigences réglementaires.
